Regulamin payTiq

I. Definicje

Aplikacja payTiq – oprogramowanie dostępne za pośrednictwem strony internetowej, umożliwiające firmom automatyczne wysyłanie przypomnień o płatnościach w formie wiadomości SMS i email. System analizuje stopień przeterminowania faktur i w zależności od uzyskanych wyników wysyła odpowiednią korespondencję.

Użytkownik – przedsiębiorca, który korzysta z Aplikacji w celu przesłania danych dotyczących swoich faktur oraz danych kontaktowych klientów.

Operator – Workspace Partners Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Piotrkowska 73, 81-502 Gdynia, właściciel oraz administrator Aplikacji.

Faktura – dokument sprzedaży zawierający informacje o sprzedanych towarach lub usługach, wraz z określonym terminem płatności, który jest przedmiotem analizy przeterminowania.

Dane Kontaktowe – dane osobowe klientów Użytkownika, w szczególności adresy email oraz numery telefonów, umożliwiające wysyłkę przypomnień o płatnościach.

Komunikat – treść wiadomości SMS lub email, wysyłanej za pomocą Aplikacji w celu przypomnienia odbiorcy o zaległościach w płatnościach.

Podmioty Trzecie – operatorzy usług telekomunikacyjnych oraz dostawcy usług wysyłki wiadomości, którym przekazywane są Dane Kontaktowe wyłącznie w celu realizacji funkcji wysyłkowych Aplikacji.

II. Postanowienia ogólne

Korzystanie z Aplikacji PaytiQ oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

Regulamin określa zasady świadczenia usług przez Operatora oraz prawa i obowiązki Użytkownika związane z korzystaniem z Aplikacji.

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O wszelkich zmianach Użytkownik zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, a dalsze korzystanie z Aplikacji będzie oznaczało akceptację zmienionych postanowień.

III. Zakres Usług Aplikacji

Aplikacja umożliwia Użytkownikom:

• przesłanie rozrachunków, w szczególności faktur sprzedaży z odroczonym terminem płatności,
• wprowadzenie danych kontaktowych klientów niezbędnych do wysyłki przypomnień o płatnościach,
• automatyczną analizę stopnia przeterminowania faktur,
• automatyczne wysyłanie przypomnień w formie wiadomości SMS oraz email, w zależności od ilości dni przeterminowania.

Użytkownik ma możliwość modyfikacji treści komunikatów (wiadomości SMS oraz email) wysyłanych przez Aplikację. Każda modyfikacja wymaga wcześniejszej akceptacji przez Operatora.

Usługa dostępna jest wyłącznie dla Użytkowników, którzy wprowadzą kompletne i poprawne dane dotyczące faktur oraz Danych Kontaktowych swoich klientów.

IV. Rejestracja i Obowiązki Użytkownika

Aby korzystać z Aplikacji, Użytkownik musi dokonać rejestracji, podając wymagane dane identyfikacyjne i kontaktowe.

Użytkownik zobowiązuje się do:

• wprowadzania wyłącznie prawidłowych, aktualnych oraz kompletnych informacji dotyczących faktur i danych kontaktowych swoich klientów, przy czym dane osobowe zawarte na fakturach mogą być przetwarzane przez Aplikację jedynie w sytuacji, gdy osoby, których te dane dotyczą, wyraziły zgodną na to zgodę, wynikającą z faktu prowadzenia z Użytkownikiem współpracy biznesowej;
• uzyskania wszelkich niezbędnych zgód od osób, których dane są przesyłane do Aplikacji (w szczególności zgód na otrzymywanie wiadomości SMS i email);
• niezwłocznego aktualizowania danych w przypadku ich zmiany.

Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność i legalność przesłanych danych, jak również za skutki wynikające z braku wymaganych zgód od odbiorców.

V. Przekazywanie Danych Osobowych Podmiotom Trzecim

W celu realizacji funkcji wysyłki przypomnień, dane kontaktowe (adresy email oraz numery telefonów) są przekazywane przez Operatora Podmiotom Trzecim, czyli operatorom usług wysyłki wiadomości.

Operator podejmuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przesyłanych danych, jednak odpowiedzialność za ich poprawność oraz posiadanie wszelkich wymaganych zgód spoczywa wyłącznie na Użytkowniku.

Użytkownik zobowiązany jest do zawarcia niezbędnych umów lub zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń, które będą zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z RODO.

VI. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność za treść komunikatów:

• Operator nie ponosi odpowiedzialności za treść wiadomości SMS ani email, które są tworzone, modyfikowane i zatwierdzane przez Użytkownika.
• Operator prowadzi kontrolę prewencyjną treści komunikatów, wspierając tym samym Użytkownika w zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz normami etycznymi.
• Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność treści komunikatów z obowiązującymi przepisami prawa oraz normami etycznymi.

Odpowiedzialność za dane:

• Operator nie odpowiada za błędy, nieścisłości czy niekompletność danych (w szczególności Danych Kontaktowych) wprowadzonych przez Użytkownika.
• Użytkownik jest wyłącznym podmiotem odpowiedzialnym za uzyskanie wszelkich niezbędnych zgód od osób, których dane są przetwarzane.

Odpowiedzialność za działanie Aplikacji:

• Operator dokłada wszelkich starań, aby Aplikacja działała w sposób ciągły i bezawaryjny, jednak nie gwarantuje pełnej niezawodności usługi.
• Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z przerw w działaniu Aplikacji, awarii technicznych, działania siły wyższej ani innych okoliczności niezależnych od niego.
• Operator nie ponosi odpowiedzialności za skuteczność i wpływ działania aplikacji na współpracę Użytkownika z adresatami Komunikatów.

Modyfikacja treści komunikatów:

• Wszelkie modyfikacje treści komunikatów, które nie zostaną uprzednio zaakceptowane przez Operatora, obciążają wyłącznie Użytkownika, zarówno pod względem prawnym, jak i materialnym.

VII. Zasady Użycia Aplikacji

Aplikacja może być wykorzystywana wyłącznie do automatycznego wysyłania przypomnień o płatnościach wynikających z przesłanych rozrachunków/faktur.

Zabrania się korzystania z Aplikacji w celach innych niż określone w pkt. III, w tym wysyłania treści reklamowych, ofert handlowych, wiadomości marketingowych lub innych komunikatów niezwiązanych z przypomnieniami o płatnościach.

Operator zastrzega sobie prawo do wstrzymania lub zablokowania dostępu do Aplikacji w przypadku stwierdzenia naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu przez Użytkownika.

VIII. Ochrona Danych Osobowych

Operator przetwarza dane osobowe Użytkowników oraz Danych Kontaktowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.

Użytkownik zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności do uzyskania od odbiorców wiadomości niezbędnych zgód na przetwarzanie ich danych.

Operator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych, jednakże odpowiedzialność za legalność przesyłanych danych oraz posiadanie zgód na ich przetwarzanie ponosi wyłącznie Użytkownik.

IX. Ograniczenia Techniczne

Operator dokłada wszelkich starań, aby Aplikacja działała w sposób ciągły i bezawaryjny, jednak nie gwarantuje całkowitej niezawodności systemu.

W przypadku awarii technicznych, przerw w dostępie do Aplikacji, działania siły wyższej lub innych zdarzeń niezależnych od Operatora, Operator nie ponosi odpowiedzialności za wynikłe szkody.

X. Postanowienia Końcowe

Niniejszy Regulamin stanowi całość ustaleń między Operatorem a Użytkownikiem w zakresie korzystania z Aplikacji PaytiQ i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia, zarówno pisemne, jak i ustne.

Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. O każdej zmianie Użytkownik zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem (np. drogą mailową lub poprzez komunikat w Aplikacji). Kontynuowanie korzystania z Aplikacji po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowej wersji Regulaminu.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

Wszelkie spory wynikające z korzystania z Aplikacji będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny właściwy dla siedziby Operatora.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 2025-02-04 i obowiązuje do czasu wprowadzenia jego zmian lub odwołania.

Uwagi końcowe:

Użytkownik przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji zobowiązany jest do dokładnego zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz Polityką Prywatności.

Korzystanie z Aplikacji odbywa się na własne ryzyko Użytkownika, a wszelkie działania związane z przetwarzaniem danych oraz wysyłką komunikatów są podejmowane przez Użytkownika samodzielnie.

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących postanowień Regulaminu, Użytkownik może kontaktować się z Operatorem drogą elektroniczną na adres: biuro@paytiq.pl.