Czym jest windykacja polubowna?

Proces windykacji wstępnej (polubownej) realizowany jest w większości przedsiębiorstw. Polega na działaniach podejmowanych bezpośrednio przez wierzyciela, zanim należność zostanie przekazana do windykacji zewnętrznej, do ubezpieczyciela lub na drogę sądową.

Znaczna część podmiotów realizuje go w sposób ustrukturyzowany, na podstawie procedur, co dotyczy zwłaszcza firm, które posiadają szeroką bazę klientów. Proces ten obejmuje okresowe generowanie i przegląd zestawień należności przeterminowanych, przygotowanie i porównanie wiekowania należności z okresami poprzednimi. Dalszym krokiem jest podjęcie działań windykacyjnych poprzez kontakt z klientem – telefoniczny czy korespondencyjny.

W przypadku części firm działanie w tym obszarze jest jednak niedookreślone proceduralnie, realizowane spontanicznie w odpowiedzi na bieżące potrzeby gotówkowe. Często bywa delegowane na komórki, którym przyporządkowano również inne cele niż odzyskanie należności. Częstym rozwiązaniem jest skierowanie do tego zadania działu sprzedaży, zgodnie z logiką, iż powinien on obsłużyć sprzedaż od zamówienia do zapłaty.

Działania windykacyjne, zarówno w podejściu wysoce zorganizowanym, jak i tym ‘eksperckim’, mogą być wykonywane z wykorzystaniem systemów wspierających komunikację windykacyjną z klientem, jak i ręcznie przez pracowników.

Nie kwestionując żadnego z tych podejść, warto rozłożyć na czynniki pierwsze ten obszar zarządzania finansami. W naszym odczuciu bowiem, analityczne podejście do windykacji daje zdecydowanie lepsze rezultaty niż traktowanie jej jak zwykłego procesu administracyjnego, nie wymagającego głębszego zastanowienia i przygotowania.